Nie zaczynaj od wyłączania starej poczty
Najbezpieczniej pozostawić dotychczasowe skrzynki aktywne do czasu zakończenia migracji i sprawdzenia nowego serwera. Dzięki temu wiadomości docierające w trakcie prac nie zostaną utracone.
Przed rozpoczęciem należy zebrać listę skrzynek, aliasów, przekierowań, pojemności i danych dostępowych. Warto również wykonać niezależną kopię najważniejszych wiadomości.
Metoda pierwsza: kopiowanie przez imapsync
Imapsync to narzędzie używane przez administratorów do kopiowania wiadomości między dwiema skrzynkami obsługującymi protokół IMAP. Zachowuje strukturę katalogów i może być uruchamiane ponownie, dlatego dobrze nadaje się do większej liczby kont.
Najpierw wykonuje się pełne kopiowanie, a po zmianie serwera można uruchomić synchronizację jeszcze raz, aby przenieść wiadomości, które dotarły w trakcie przełączenia.
Metoda druga: przenoszenie w programie pocztowym
Przy jednej lub kilku niewielkich skrzynkach można dodać stare i nowe konto do programu takiego jak Thunderbird, a następnie skopiować katalogi między kontami. Metoda jest zrozumiała, ale przy dużej liczbie wiadomości wymaga stabilnego połączenia i kontroli postępu.
Nie należy przenosić całej zawartości jednym ruchem bez wcześniejszej próby. Lepiej zacząć od jednego katalogu i sprawdzić, czy wiadomości, załączniki oraz daty są widoczne poprawnie.
Zmiana rekordów MX i czasu odświeżania
O tym, gdzie trafia poczta dla domeny, decydują rekordy MX w ustawieniach DNS. Przed migracją można zmniejszyć ich czas odświeżania, aby późniejsza zmiana szybciej rozeszła się w sieci.
Przez pewien czas część serwerów może nadal wysyłać wiadomości na stary hosting. Dlatego oba środowiska powinny działać równolegle, a po przełączeniu warto ponownie zsynchronizować skrzynki.
SPF, DKIM i DMARC
Nowy serwer powinien zostać dopisany do rekordu SPF. Należy też włączyć podpis DKIM i sprawdzić regułę DMARC. Błędna konfiguracja może powodować odrzucanie wiadomości lub umieszczanie ich w katalogu z niechcianą pocztą.
Po zmianie trzeba przetestować wysyłkę i odbiór z kilku zewnętrznych usług, sprawdzić nagłówki wiadomości oraz działanie formularzy na stronie.
Kiedy skorzystać z pomocy administratora?
Pomoc jest wskazana przy wielu skrzynkach, dużej liczbie wiadomości, braku danych dostępowych, zmianie całej strefy DNS albo konieczności zachowania ciągłości pracy firmy.
Codergo może przeprowadzić migrację jako jednorazową pracę administracyjną: przygotować nowe skrzynki, skopiować wiadomości, zmienić rekordy domeny i sprawdzić dostarczanie. Możemy też zapewnić nowy hosting wraz z pocztą.
Kiedy można wyłączyć stary hosting?
Dopiero po sprawdzeniu wszystkich skrzynek, przekierowań i formularzy oraz po upływie czasu potrzebnego na odświeżenie ustawień DNS. Dobrą praktyką jest zachowanie starej usługi jeszcze przez kilka dni, o ile pozwala na to termin rozliczeniowy.
